・前回でメモ、記録そして報告の必然性について記しましたが、口頭の話し言葉と異なりいざ文書化となると面倒なものです。
言葉使いは「会社文書の書き方」等多くの書籍があり、また他社からのメールは日常的に眼を通して参考にしながらお得意先との連絡や情報交換をしていることと思います。
・普段の取引において文書やメール自体がそれほど問題になることはありませんが、とりわけ金銭に絡んで問題が発生した場合、契約書、注文書、メールのやり取りなどの記述がものを言うことになります。
何げなく使っている用語が紛らわしいあるいは間違っていないかどうかを、たまにチェックしてはいかがですか。
・明確に使い分けをしている端的な例は、法律用語です。
そのうち一般的に使われている用語を以下に集めました。
その中に皆さんが日常使っているものがあれば、意味合いは同じです。
神経質になることはありませんが、気をつけるに越したことはないでしょう。
(1)間違いのないように使わなければならない言葉
①以外、以内
・Ａ、Ｂ、Ｃのうち、Ａ以外のもの─→Ａを除くＢ、Ｃが該当します。
・100ｍ以内、7日以内─→100ｍ、7日も含まれる。（含まない表現は次の“未満”参照）
②以上、以下、未満、超過――基本は一定数量基準としてどうかを言う。
・1万円以上、1万円以下―→いずれも1万円を含む。
・1万円超（を超過）、1万円未満―→いずれも1万円を含まない。
③以前、以後、前（前何日）・後―― 一定の時点を基準にして用いる。
・5月1日以前、5月1日以後―→いずれも5月1日を含む。
・開催の日前7日までに、実施の日後10日を経過した日―→基準の開催日、実施日は含まない。
④記名、署名
・記名（代表例；議事録）――文書などに作成者の責任を明らかにするために氏名を書くが、印刷してもよい。
この場合、通常押印することが多い。
・署名（代表例；契約書）――文書などに作成者自ら氏名を書く。
通常署名、押印を一連のものとしていることが多い。とくに重要な書類には実印を求められる。
⑤原本、謄本、抄本
・原本――作成者が一定の内容を表示するため、確定的なものとして最初に作成した文書。
作成者自ら署名押印を要し、一定の場所に保存する。
・謄本――原本に対しての言葉。原本と同一内容を完全に写し取った書面。
権限ある機関が認証したものは、原本と同様に扱われる。
・抄本――抄録謄本。原本の一部を写し取った書面。
住民票を依頼する場合、謄本はその住所にいる世帯主とその家族全員、抄本は必要な者のみとなる。