手帳利用のスケジュール管理

 皆さんが今年の利用している手帳デジタル派ですか、それとも
  ですか。昨年、日経トレンディにその調査がありましたので、少し
  紹介します。
 併せて、手帳を利用したスケジュール管理をよく捉えたブログがあ
  りましたので、取上げてみました。
(1)手帳利用のネット調査
  デジタルの手帳機能はいろんなアプリもあって十分紙の手帳の代
   用として利用されています。しかし、の人気も根強く、年末に近づ
   くと文具売り場は多くの種類が場所を占拠しています。
  実態はどうなのでしょう。自分は“昔人間”なので紙派から抜け出せ
   ないでいます。ただし、電話、メールはスマホ利用のため、アドレス
   はデジタル利用です。
 1.調査結果‥‥スケジュール、タスク管理、メモ書きなど
   紙とデジタル併用   59.0%
    紙のみ           20.9%
    デジタルのみ      19.1%
   紙、デジタル共約80%が使用しており、内併用者が約60%という
    結果になった。どちらかに偏ることはなかった。
   そうなると、具体的にどう使い分けているのか。調査からの傾向は、
    ・目の前の予定やToDoリストのような単に忘れないための記入
     はデジタルがやや上回った。
    ・資料保管、アドレス帳はデジタルが相当多かった。
    ・毎週の目標、計画や長期プランニングなど思考を伴う書き込み
     は紙が上回る。
 2.不満、デメリット
   双方のデメリット、不満も浮き上がってきました。
   <紙>・プロジェクトのメンバーと予定が共有できない。
        ・メモページが少なく、小さいので足りなくなってしまう。
        ・サイズが大きく、重い。持ち歩きに不便。 ‥‥
   <デジタル>・先のスケジュールとの一覧性がない。
        ・付せんをつけるなどやり忘れ防止策がない。
        ・思い立った時、直ぐにメモをとれない。 ‥‥
(2)手帳のスケジュール管理
  手帳のサイズでは、仕事の中味やスケジュールの詳細までは書
   き込めません。そして、完璧を目指しているようなタイム管理はし
   ないことが、第一に注意すべきと云っています。
  また、仕事は自分1人で進めているわけではなく、頼まれごとや予
   定外に入ってくる仕事などがあってタイム管理は崩れるのが通常
   ですから、ザックリした予定でもよいという気持になることです。
 1.手帳の活用
   オーソドックスなのは1ページが1週間単位で、1日の時間割が
    分かるものです。
   キチンと記入していると、空いている時間が“見える化”できます。
    ← →で時間幅を書いて、細かな管理もできます。
   ところが、電話が入り予定変更などはいちいち手帳での訂正
    するより、付せんメモが便利です。
   その日の行動は付せんで確認する方がよい場合もあると思いま
    す。優先度を見たり、終了すると付せんがなくなるので、やった
    気持にもなります。
 2.仕事の先取り
   空いている時間が分かると、先回りして別の仕事に手が付けら
    れます。
   そうすると、よくみる締め切り間近になってバタバタする光景も
    少なくなり、後回しも避けられます。
   しかし、そんなにうまく先取りすることは実際、難しい感がします。
    とりあえず、キチンと伝達、依頼や後回しに出来ない仕事を優先
    してやっていく習慣を付けていくしかないように思います。
    その中で、自分に合ったやり方が見つかるのではと思います。
 3.時間効率
   手帳の書き込みが一杯詰まって大変な時は、不必要な仕事
    見つけてバッサリと削る勇気が必要と云っています。自分が仕
    事をコントロールしている感覚を養うのです。
   簡単な箇条書で済むところを、装飾にこだわったりすることなど
    をなくすことです。周辺の不足分は相手との話の中で補うことも
    できると思います。
   だけども、上司や同僚が、“これ、いらないよ”などの注意がなけ
    れば見過ごしてしまいます。彼らといつもコミュニケーション
    ていると、よりよいやり方が次第に身に付いていくのかもしれませ
    んね。
  この3つが手帳利用で考え、チェックすることです。
   そして、これなら“あまり手間を掛けず”“無理なく”“続けられ
   る”
がなくてはなりません。そうでないと、何のためのスケジュール
   管理なのかになってしまいます。
  だから、“今のままでは上手くいかないな”と思った時に、手帳活用
   の1つの方法として記入方法の見直しなどを始めてみることです。
(3)手帳書き込みのポイント
  次に、自分のパターンを作るポイントを以下のように云っています。
 1.アポイント仕事
   会議等のアポイントは固定された時間となるので、直ちに手帳に
    書き込みます。その周辺の仕事を前後に割り振りしていくと手帳
    で見える化が図れ、効率化にも有効です。(色分けしての記入が
     分かりやすい)
 2.今日中の仕事と長くかかる仕事を区分する
   メールを送る、電話を掛けるなどそのに終了させる必要のある
    件は、付せんで対処する方が処理の有無が間違いなくできて
    明確です。
   報告書作成や提案書など数日掛かる仕事はキチンと記入します。
    期日を示し、下調べやタタキ台が必要な時は手順も書いておくと
    遅れのない仕事の取進めのキッカケになります。
   そして、その中から今日やれそうな仕事は、付せんに方法なども
    書いて終了するようにしておくと、自分なりにムリなく出来る範囲
    が経験から分かるようになります。
 3.遂行する時間はあえて決めなくてよい
   当初は、キチンとした実行時間もで書き込む必要はありません。
    急な頼まれ仕事などが入ってくるので予定が狂うため、その時そ
    の時に判断してどうしていくかの変更となる時間など改めて手帳
    に書き込むことになります。
   慣れてくると、1週間単位での仕事の流れが見えてきます。した
    がって、仕事を1週間のどの日に取り組むかをキチンと書き、場
    合によって時間が入れられれば良になります。
   計画ゆとりを以ってが原則です。とはいえ、目一杯の予定を
    入れてズレていくのはよくあることです。一般的には、1日こなせ
    ると思う量の8割(管理職なら6割)を目安に組み込むことと云わ
    れています。
   そして、一日一日の準備期間を含めて、ここまでやろうとする
    事に集中していくことが大切なのです。
 4.気をつける仕事
   初めてやる仕事、他人と協力してやる仕事、質が求められる仕事
    などはついつい時間が過ぎていきます。とりわけ、残業の仕組
    みがあるので、そこまで使っての時間管理は出来るだけ避けるよ
    うにしましょう。
   これらの仕事は、事前の段取りがものをいいます。要は、早め
    の実行日を決めることだと云われています。
   手帳への記入はそれにより仕事の確認ができて、失念を避けて、
    メリハリのある仕事を進めていく有効な手段と云えます。
    スケジュール化はその中での優先順位や段取りまでを少し考え
    ることになり、一歩進んだ取組みをしている感じがします。
   残った仕事が分かって、次にどうしたらよいのかの処理が後回し
    にならないのです。漠然とした認識だけではダメなのです。
   これらの積重ねは可能な仕事量が読めてきて、ただ仕事に追わ
    れる人から仕事が出来る人になっていくのです。「いつまでに」
    より、、「いつやるか」を意識するようになると及第です。
 手帳記入でそんなに上手くいくことは少ないと思いますが、手頃な
  道具だけに、挑戦してみてはとも思うのです。
 メモしていない事はほとんど忘れてしまっている自分に照らすと、や
  っぱり手帳の大事さが今頃分かってきたのです。