・情報は年中無休で増殖しています。
皆さんは仕事の上でのメール、電話、商談、業界の研修、ネットなどから多くの収集した情報に触れ、それを日常的に整理しています。
とりわけ、仕事に直接関係するものの収集、整理にはなんといっても便利なのがメモです。
聞いたこと、要請されたことはまずメモるはずであり、まさに情報収集の入口にあたります。
・この記録に残すことは忘れない、誤りをなくすなど記憶の代行なのです。
メモといっても手帳、ノート、メモ用紙、付箋まで手段は多くあり、それをパソコンで管理している人もいて、使い分けをしていると思います。
例えば、ミーティングや商談等では目の前の相手の話をよく聞き、誠実に対応している印象を与えるためにも、ノートが適しています。
なにを、いつまでに、どのようにするかといった書き込み事項が多岐に亘るので、確実で多くを記入する必要があるからです。
・ところで、付箋にとって代わったのがポストイットです。
取り外しが簡単で、どこにでも貼れる利便性と使い勝手の良さは他の追随を許しません。
大きさもいろいろあり、ちょっとしたことでも直ぐ書いていつもみえるところに貼れ、その情報が埋もれたままになることがありません。
皆さんの実態はパソコンの枠に貼るのが最も使い勝手が良さそうですね。
通勤電車で手帳に貼っている人をみかけました。
・これはいける、使えると思った調査、業界動向等もさっと書いておき、資料として活用できます。
大き目のポストイットにポイントをキチンとかいておけば、後でノートに順序よくまとめ編集もできます。
・皆さんは既に有効活用されていますが、時折メモを取らないで簡易な頼まれごとを忘れたニュアンスの返事があるようですね。
なにはともあれ、とりあえず何でも書き留めるクセがつくと、これ以上のメモ方法はないと思うぐらいです。
・通常、ポストイットは依頼された内容、目的、期限等多くの事項は書き込めませんので、難しい話には適していません。
一両日に片付ける仕事や記録しておかないと忘れそうなちょっとした作業レベルの仕事に対し、備忘録的に使いこなすのが一般的でしょう。
正確さや丁寧さよりも速く片付けることが優先される実務であり、グズグズした仕事にしてはならないということです。
・そして、メモは記憶を書き留めるだけに止まらず、必要に応じて後々の活用を考えて、
①なんのためのメモか――目的、論拠を明らかにしておくと、後での活用に有効。
②発想、着想を逃さない――何かのヒントになる。
③スケジュール管理――進捗管理が必要な期間の長いものは別にノート等に写すこと。
などの展開が仕事を着実に完遂する１つの方法なのです。
以 上