・ 皆さんが今年の利用している手帳はデジタル派ですか、それとも紙
派ですか。昨年、日経トレンディにその調査がありましたので、少し
紹介します。
・ 併せて、手帳を利用したスケジュール管理をよく捉えたブログがあ
りましたので、取上げてみました。
（1）手帳利用のネット調査
・ デジタルの手帳機能はいろんなアプリもあって十分紙の手帳の代
用として利用されています。しかし、紙の人気も根強く、年末に近づ
くと文具売り場は多くの種類が場所を占拠しています。
・ 実態はどうなのでしょう。自分は“昔人間”なので紙派から抜け出せ
ないでいます。ただし、電話、メールはスマホ利用のため、アドレス
はデジタル利用です。
1.調査結果‥‥スケジュール、タスク管理、メモ書きなど
・ 紙とデジタル併用 59.0％
紙のみ 20.9％
デジタルのみ 19.1％
・ 紙、デジタル共約80％が使用しており、内併用者が約60％という
結果になった。どちらかに偏ることはなかった。
・ そうなると、具体的にどう使い分けているのか。調査からの傾向は、
・目の前の予定やＴｏＤｏリストのような単に忘れないための記入
はデジタルがやや上回った。
・資料保管、アドレス帳はデジタルが相当多かった。
・毎週の目標、計画や長期プランニングなど思考を伴う書き込み
は紙が上回る。
2.不満、デメリット
・ 双方のデメリット、不満も浮き上がってきました。
＜紙＞・プロジェクトのメンバーと予定が共有できない。
・メモページが少なく、小さいので足りなくなってしまう。
・サイズが大きく、重い。持ち歩きに不便。 ‥‥
＜デジタル＞・先のスケジュールとの一覧性がない。
・付せんをつけるなどやり忘れ防止策がない。
・思い立った時、直ぐにメモをとれない。 ‥‥
（2）手帳のスケジュール管理
・ 手帳のサイズでは、仕事の中味やスケジュールの詳細までは書
き込めません。そして、完璧を目指しているようなタイム管理はし
ないことが、第一に注意すべきと云っています。
・ また、仕事は自分１人で進めているわけではなく、頼まれごとや予
定外に入ってくる仕事などがあってタイム管理は崩れるのが通常
ですから、ザックリした予定でもよいという気持になることです。
1.手帳の活用
・ オーソドックスなのは１ページが１週間単位で、１日の時間割が
分かるものです。
・ キチンと記入していると、空いている時間が“見える化”できます。
← →で時間幅を書いて、細かな管理もできます。
・ ところが、電話が入り予定変更などはいちいち手帳での訂正を
するより、付せんメモが便利です。
・ その日の行動は付せんで確認する方がよい場合もあると思いま
す。優先度を見たり、終了すると付せんがなくなるので、やった
気持にもなります。
2.仕事の先取り
・ 空いている時間が分かると、先回りして別の仕事に手が付けら
れます。
・ そうすると、よくみる締め切り間近になってバタバタする光景も
少なくなり、後回しも避けられます。
・ しかし、そんなにうまく先取りすることは実際、難しい感がします。
とりあえず、キチンと伝達、依頼や後回しに出来ない仕事を優先
してやっていく習慣を付けていくしかないように思います。
その中で、自分に合ったやり方が見つかるのではと思います。
3.時間効率
・ 手帳の書き込みが一杯詰まって大変な時は、不必要な仕事を
見つけてバッサリと削る勇気が必要と云っています。自分が仕
事をコントロールしている感覚を養うのです。
・ 簡単な箇条書で済むところを、装飾にこだわったりすることなど
をなくすことです。周辺の不足分は相手との話の中で補うことも
できると思います。
・ だけども、上司や同僚が、“これ、いらないよ”などの注意がなけ
れば見過ごしてしまいます。彼らといつもコミュニケーションし
ていると、よりよいやり方が次第に身に付いていくのかもしれませ
んね。
・ この３つが手帳利用で考え、チェックすることです。
そして、これなら“あまり手間を掛けず”“無理なく”“続けられ
る”がなくてはなりません。そうでないと、何のためのスケジュール
管理なのかになってしまいます。
・ だから、“今のままでは上手くいかないな”と思った時に、手帳活用
の１つの方法として記入方法の見直しなどを始めてみることです。
（3）手帳書き込みのポイント
・ 次に、自分のパターンを作るポイントを以下のように云っています。
1.アポイント仕事
・ 会議等のアポイントは固定された時間となるので、直ちに手帳に
書き込みます。その周辺の仕事を前後に割り振りしていくと手帳
で見える化が図れ、効率化にも有効です。（色分けしての記入が
分かりやすい）
2.今日中の仕事と長くかかる仕事を区分する
・ メールを送る、電話を掛けるなどその日に終了させる必要のある
件は、付せんで対処する方が処理の有無が間違いなくできて
明確です。
・ 報告書作成や提案書など数日掛かる仕事はキチンと記入します。
期日を示し、下調べやタタキ台が必要な時は手順も書いておくと
遅れのない仕事の取進めのキッカケになります。
・ そして、その中から今日やれそうな仕事は、付せんに方法なども
書いて終了するようにしておくと、自分なりにムリなく出来る範囲
が経験から分かるようになります。
3.遂行する時間はあえて決めなくてよい
・ 当初は、キチンとした実行時間もで書き込む必要はありません。
急な頼まれ仕事などが入ってくるので予定が狂うため、その時そ
の時に判断してどうしていくかの変更となる時間など改めて手帳
に書き込むことになります。
・ 慣れてくると、１週間単位での仕事の流れが見えてきます。した
がって、仕事を１週間のどの日に取り組むかをキチンと書き、場
合によって時間が入れられれば良になります。
・ 計画はゆとりを以ってが原則です。とはいえ、目一杯の予定を
入れてズレていくのはよくあることです。一般的には、１日こなせ
ると思う量の８割（管理職なら６割）を目安に組み込むことと云わ
れています。
・ そして、一日一日の準備期間を含めて、ここまでやろうとする仕
事に集中していくことが大切なのです。
4.気をつける仕事
・ 初めてやる仕事、他人と協力してやる仕事、質が求められる仕事
などはついつい時間が過ぎていきます。とりわけ、残業の仕組
みがあるので、そこまで使っての時間管理は出来るだけ避けるよ
うにしましょう。
・ これらの仕事は、事前の段取りがものをいいます。要は、早め
の実行日を決めることだと云われています。
・ 手帳への記入はそれにより仕事の確認ができて、失念を避けて、
メリハリのある仕事を進めていく有効な手段と云えます。
スケジュール化はその中での優先順位や段取りまでを少し考え
ることになり、一歩進んだ取組みをしている感じがします。
・ 残った仕事が分かって、次にどうしたらよいのかの処理が後回し
にならないのです。漠然とした認識だけではダメなのです。
・ これらの積重ねは可能な仕事量が読めてきて、ただ仕事に追わ
れる人から仕事が出来る人になっていくのです。「いつまでに」
より、、「いつやるか」を意識するようになると及第です。
・ 手帳記入でそんなに上手くいくことは少ないと思いますが、手頃な
道具だけに、挑戦してみてはとも思うのです。
・ メモしていない事はほとんど忘れてしまっている自分に照らすと、や
っぱり手帳の大事さが今頃分かってきたのです。